Thursday, January 19, 2017

Exchange 2016 (5) : création de boîtes aux lettres, accès avec OWA et Outlook

English summary: we create some user mailboxes, review certain mailbox properties and then have users attempt to send messages to each other internally. It appears that even with older software (Windows 7 and Outlook 2010), Autodiscover configures settings automatically and client access to mailboxes encounters no errors or obstacles. Outlook 2010 interaction with Exchange 2016 takes place in "Outlook Anywhere" mode but this does not seem to require any additional adjustments.

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Nous avons maintenant une base de données de boîtes aux lettres qui correspond à nos besoins (voir le billet précédent) et nous sommes prêts à passer à la prochaine étape : créer quelques boîtes aux lettres pour nos utilisateurs qui vont tenter d'accéder à ces boîtes, soit par Outlook soit par OWA. Nous pourrons ainsi vérifier le bon fonctionnement de l'accès client ainsi que l'envoi et la réception entre boîtes aux lettres en interne.

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Il s'agit donc d'ouvrir l'EAC (Centre d'administration Exchange) et de nous rendre à la rubrique "destinataires" et puis, à la section "boîtes aux lettres". Nous cliquons sur le signe " + " et choisissons "Boîte aux lettres utilisateur" :





J'ai déjà créé des utilisateurs dans Active Directory, ce qui nous permet de choisir l'option "Utilisateur existant"...




Et d'en chercher un dans notre annuaire (note : nul besoin de mettre l'alias - première capture d'écran de l'Assistant ci-dessus. Exchange le fera pour nous) :





Notre premier utilisateur s'appelle Karen Roberts :



Note : à chaque étape du processus, cliquez "Enregistrer" ou "Suivant" ou "Terminer" selon le cas. Il me semble fastidieux - et inutile - de le répéter sous chaque capture d'écran.


Quelques notes sur nos options dans les propriétés de la boîte aux lettres (désormais abrégé en "BAL")...

En cliquant sur les trois points, nous pouvons désactiver la BAL au besoin : 



La section "générale" nous résume les différents noms associé à la BAL...



Ainsi que l'unité d'organisation où le compte utilisateur se trouve et la base de données qui abrite la BAL :




Si je passe à "utilisation des boîtes aux lettres", un message d'erreur s'affiche parce que Karen n'a pas encore ouvert sa BAL. Une fois qu'elle l'aura fait, le message n'apparaîtra plus :




Nous verrons d'ailleurs (après sa première connexion), la dernière ouverture de session et le pourcentage de l'espace utilisé (mais rien pour le moment) :



En faisant défiler l'écran encore plus vers le haut, nous pouvons observer (plus bas) les paramètres de quota, et de rétention pour les éléments supprimés. Par défaut, les valeurs configurées pour la base de données sont utilisées mais nous pouvons les changer pour une BAL particulière :



  • Les "informations sur le contact" et "organisation" contiennent divers champs qu'on peut renseigner : Ville, Titre, Service, etc..
  • "membre de" affiche les groupes de distribution dont l'utilisateur est membre.
  • "info courrier" permet d'afficher un message à ceux qui envoient un message à cet utilisateur.
  • "délégation de boîte aux lettres" c'est ici que nous pouvons assigner un délégué à la boîte aux lettres : Accès complet, Envoyer en tant que et Envoyer pour le compte de. Rappel : dans ce dernier cas, il est indiqué que le délégué envoie le message au nom du propriétaire de la boîte.


La section "adresse de messagerie" montre l'adresse associée à la BAL :



Nous pouvons en ajouter d'autres comme, par exemple, celle d'un ancien salarié de l'organisation à qui des partenaires externes pourraient encore envoyer des messages que nous ne voudrions pas perdre. La personne à qui nous ajouterions cette seconde adresse serait chargé de s'en occuper.


Enfin, nous pouvons faire appliquer différentes "stratégies" comme une stratégie de rétention qui supprime les vieux messages ou les déplace vers une archive :  




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Et maintenant, Karen Roberts va ouvrir une session sur un client Windows 7 (SP1) avec IE 11 (je le fais exprès : je suis curieux de voir comment Exchange 2016 va se comporter avec des clients plus anciens. Ce sera encore plus intéressant, me semble-t-il, avec Outlook 2010).

Elle met l'Url suivant :

https://mail.machlinkit.biz/owa




Elle saisit son nom et mot de passe, attend un moment et... OWA s'ouvre, lui donnant accès à une boîte aux lettres... complètement vide :




Elle va commencer une conversation avec Mark Patel, un autre utilisateur pour qui j'ai créé une BAL. A cette étape, je compose un message quelconque mais je vous épargne les captures d'écran, supposant que vous vous débrouillez assez bien en OWA / Outlook et que vous gagneriez bien peu à me voir présenter les étapes de la composition d'un courriel).

En résumé, Karen envoie le message à Mark. Mark arrive lui aussi à ouvrir une session OWA et répond à Karen. Tout se passe comme je m'y attendais.

Ensuite, j'essaie Outlook. Karen Roberts ouvre l'application et Autodiscover remplit automatiquement les cases :





Attention : digression !

Note: vous avez peut-être remarqué que j'ai fait cet essai (par curiosité) avec la version anglaise d'Outlook (le client Windows 7 est bien en version anglaise aussi). Le comportement est intéressant : Outlook est en version anglaise mais les éléments de la boîte à lettres en français (voir les captures d'écran plus bas). Nous sommes bel et bien en "mode cache" :


Fin de digression


Outlook s'ouvre alors. Nous voyons les messages envoyés et reçus avec OWA et nous pouvons en échanger d'autres avec Outlook :



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En conclusion, l'accès client à une boîte aux lettres stockée sur notre serveur Exchange 2016 se fait sans peine. Nous créons la boîte à lettres, le client ouvre une session sur son poste de travail, et puis une session OWA ou Outlook. Autodiscover fonctionne parfaitement bien : les cases se remplissent automatiquement et les utilisateurs en interne peuvent s'envoyer des messages sans autre intervention. Cela est valable même pour un client plus ancien comme Windows 7 SP1 avec IE 11 et Outlook 2010. Il faut préciser que cette version d'Outlook (2010) doit fonctionner en mode "Outlook Anywhere" car Exchange 2016 n'accepte plus les connexions RPC. Cet ajustement semble se faire automatiquement aussi. En effet, je n'ai touché à aucun paramètre d'Outlook Anywhere, ni au serveur, ni au client. Tout compte fait, l'accès client se réalise de façon rapide et transparente.




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